Privacy verklaring

Privacy verklaring

Van HBSV Frederik Hendrik te Delft.

HBSV Frederik Hendrik hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze  Privacy Verklaring geeft de vereniging informatie over hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens.

De vereniging wil voldoen aan de nieuwe wetgeving verwoord in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is.
De vereniging wil dan ook van elk lid de privacy waarborgen en daarom zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat de vereniging in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
  • Het doel c.q. de doelen en type persoonsgegevens wordt/worden nader aangegeven;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Uw uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd als de vereniging deze nodig heeft voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens.
    Hierbij valt te denken aan gegevens van minderjarige leden en het delen met gegevens met de Nederlandse Handboogbond (NHB)
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen zijn en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt;
  • U op de hoogte bent van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en de vereniging u daarop wil wijzen en deze ook wil respecteren.

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van de privacy verklaring of in algemenere zin vragen hebt hierover of contact wil hebben met ons kan dit via onderstaande email-adres:

secretariaat@frederikhendrik.nl

Waarvoor verwerken wij de persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de vereniging verwerkt om invulling te geven aan de beoefening en bevordering van de handboogsport

De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:

  • het bevorderen van de relaties van de leden onderling;
  • het lidmaatschap van de Nederlandse Handboog Bond, hierna te noemen: NHB;
  • het deelnemen aan georganiseerde wedstrijden en competities;
  • het organiseren van trainingen en workshops voor (aspirant) leden;
  • het aanbrengen en in stand houden van de benodigde accommodatie;
  • voorts alles te doen wat tot het gestelde doel bevorderlijk kan zijn.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd en geregistreerd:

  • Voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
  • Adres, postcode, woonplaats;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres;
  • Geslacht, geboortedatum en geboorteplaats;
  • Beroep;
  • NHB Lidmaatschapsnummer;
  • Zelfwerkzaamheid en voorkeur.

Slechts de navolgende bijzondere persoonsgegevens kunnen worden gevraagd:

  • Bij aspirant / leden in ballotage periode een pasfoto t.b.v. publicatie op het prikbord;
  • Vrijwilligers die voor de vereniging trainingen verzorgen en/of andere werkzaamheden verrichten: VOG en trainersdiploma en/of andere relevante certificaten / diploma’s;
  • Bij het bestuur kopie identiteitsbewijs en BSN-nummer t.b.v. inschrijven bij Kamer van Koophandel.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u hebt gegeven kan de vereniging aan derde partijen en/of vrijwilligers binnen vereniging verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maakt de vereniging gebruik van een derde partij / vrijwilligers voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving (WordPress, Google en Domeinbalie.nl);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van de assurantiën;
  • Het contact met het NHB;
  • Het verzorgen van clinics, workshops en trainingen;
  • Het verzorgen en organiseren van wedstrijden.

 

Wij geven de persoonsgegevens niet door aan andere partijen waarmee geen zogenaamde verwerkersovereenkomst is gesloten.
Met verwerkende partijen zijn de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van de persoonsovereenkomsten te waarborgen.

Verder zal de vereniging de verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Zo zal bij ernstige intimiteiten en strafbare feiten aangifte worden gedaan bij de politie en zal ook de NHB daarvan in kennis worden gesteld.

Ook zal meegewerkt worden met de politie in het kader van een onderzoek als de vereniging verplicht is tot medewerking. Tot slot kan de vereniging persoonsgegevens delen met derden mits u daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Lid van de Nederlandse Handboog Bond

Als u lid bent van HBSV Frederik Hendrik, bent u conform de verenigingsstatuten ook automatisch lid van de Nederlandse Handboog Bond (NHB).
Ter uitvoering van deze lidmaatschapsovereenkomst beschikt de NHB over een aantal benodigde persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en emailadres.
Deze gegevens zijn gekoppeld aan uw persoonlijke lidmaatschapsnummer.
Voor nadere toelichting over de verwerking van deze gegevens verwijzen we u naar de privacyverklaring van de NHB.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger schriftelijke toestemming is gegeven.

Bewaartermijn

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap/donateurschap. De vereniging maakt hier uitzondering op voor het nakomen van verplichte wettelijke bewaartermijnen en ook ten aanzien van de personeelsaangelegenheden, conflicten, klachten, juridische procedures, assurantiezaken, (het vermoeden) van strafbare feiten en het inzicht krijgen in historische en statistische gegevens.

Persoonsgegevens die een historisch verenigingsdoel dienen, o.a. clubrecords etc., worden geminimaliseerd bewaard.

 

Website

Op de website van HBSV Frederik Hendrik worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website, tevens gebruikt HBSV Frederik Hendrik deze informatie om de werking van de website te verbeteren.

Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Beveiliging

De vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Als voorbeelden zijn te noemen:

  • De vrijwilligers en bestuursleden van de vereniging zijn gehouden aan geheimhouding en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • Op de systemen wordt gewerkt met een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid;
  • Regelmatig vinden back-ups van de persoonsgegevens plaats om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Regelmatig vinden testen en evaluatie van de genomen maatregelen plaats.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens.
Ook kan bezwaar gemaakt worden tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de vereniging of door een van onze verwerkers.
Genoemd recht is mede mogelijk door een verzoek in te dienen bij de functionaris gegevensbescherming via secretariaat@frederikhendrik.nl

Klachten

Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen.
Mochten we er desondanks toch niet samen uitkomen dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
De AP is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als er naar aanleiding van ons privacy statement/ privacy verklaring nog vragen of opmerkingen zijn neem dan contact met ons op. Zie bovenstaand adres.